Page 15 - Kalite Bülteni 6. Sayı

KALİTE

Süreç Kavramları, Elemanları Sayı: 6 / Mayıs / 2024
Süreçler aşağıdaki elemanlardan oluşur:
Başlatan: Bir ihtiyaç, talep veya görev
Girdi: İşlemler için gerekli olanlar
Tedarikçi: Girdileri sağlayanlar
Süreç Adımları: Yapılan işlemler
Çıktı: İşlemler sonucunda elde edilenler
Müşteri/Kullanıcı: Çıktıları kullananlar
Sahibi: Sürecin bütününü koordine eden, yürütenler
Sorumlu/Sorumlular: Sürecin ilgili kısımlarını yürütenler

Süreç Sahibi ve Sorumluları
Süreçlerin Sahiplerinin;
Belirli akış diyagramlarının mevcut olması,
Sınırları ve ilişkileri belirli, alt ve detay süreçleri tanımlı olması,
Performans göstergeleri ve bu performans göstergelerinin nasıl ölçüleceğinin yöntemini ortaya koyan
ölçüm sistemlerinin de tanımlı olması gerekir.
Bu tanımlama süreçlerin kimliklendirilmesi yani bu süreçlere birer nüfus cüzdanı vermek gibi düşünülebilir.
Süreç Sahibi; sürecin baştan sona yönetiminden sorumlu, süreci tanıyan, değişiklikler önerebilen, her
düzeyde süreç faaliyetlerini koordine eden, süreç iyileştirilmesinden sorumlu kişidir.
Süreç Sahibi Aşağıdaki Özellikleri Taşımalıdır:
Süreç standartlarının belirlenmesinde rol almalı,
Süreç etkinliğini gözden geçirmeli ve performansını ölçmeli,
İyileştirme fırsatlarını belirlemeli ve önermeli,
İyileştirmeye ve öğrenmeye açık olmalı,
Değişiklik-iyileştirme kararlarını uygulamaya yetkili ve ekip çalışmasına yatkın olmalı,
İletişim ve ikna becerisi yüksek olmalı,
Problem çözme tekniklerine vakıf olmalı,
Süreçte önemli payı ve katkısı olan fonksiyonlardan birini yönetmeli,
Süreç içindeki faaliyetleri ve önemli konuları bilmeli,
Sürecin tedarikçisi ve müşterilerini, diğer süreçlerle ilişkisini bilmeli,
Fonksiyonel önyargılardan kurtulmuş,
Süreç içinde saygı gören ve performansı yüksek,
Zorlukları aşabilecek azim ve cesarete sahip olmalıdır.

Süreç Sahibinin Sorumlulukları:
Sürecin bütünü için, kurumun ana iş hedeflerini destekleyen performans hedeflerinin belirlenmesi,
Süreçte yer alan çalışanların performanslarının izlenmesi aralarındaki problemlerin çözülmesi,
Süreç planları ve bütçelerinin geliştirilmesi,
Süreçte yer alan çalışanların gelişimlerine yardımcı olunması,
Hedefe doğru ilerlemelerin izlenip değerlendirilmesi,
Süreç performansını etkileyen darboğazların ve dirençlerin belirlenip ortadan kaldırılması,
Başarılı çalışmalarla ilgili çalışanların takdir edilmesi ve ödüllendirilmesi; hedefleri yerine getirmede zorluk
çeken çalışanlara rehberlik edilmesi,
Süreçteki iyileştirme fırsatlarının belirlenmesi,
İyileştirmelerin hayata geçirilmesidir.
Süreç Sorumlusu: sürecin ilgili kısımlarını yürüten, temsil eden ve organizasyonda süreç sahibine bağlı
çalışan kişilerdir.
Süreç Sorumlularının Görevleri:
Süreç sorumluları, sürecin sorumlu olduğu alanı ile ilgili olarak aşağıdaki çalışmaları yaparlar:
Faaliyetleri gerçekleştirmek,
Sürecin performansını ölçmek,
Süreci gözleyip problemleri tespit etmek,
Süreç iyileştirme ile ilgili önerilerde bulunmak,
Süreç iyileştirme çalışmalarına katılmak.
15