KURUMSAL İLETİŞİM KOORDİNATÖRLÜĞÜ GENEL AMAÇLARI

Bayburt Üniversitesi Kurumsal İletişim Koordinatörlüğü, üniversitenin iç ve dış paydaşlarıyla etkili iletişim kurma, kurumsal kimlik oluşturma ve markalaşma süreçlerini yönetme görevlerini üstlenmiştir. Genel amaçları şunlardır:

1. Etkili İletişim Sağlamak: Üniversitenin iç birimleri, akademik ve idari personeli ile ulusal ve uluslararası düzeydeki tüm paydaşlar arasında güçlü ve düzenli bir iletişim ağı oluşturmak.
2. Kurumsal Kimlik ve İmaj Yönetimi: Bayburt Üniversitesinin kurumsal kimliğini, ulusal ve uluslararası alanda etkili bir şekilde tanıtmak ve üniversitenin itibarını güçlendirecek faaliyetlerde bulunmak.
3. Paydaşlarla İlişkileri Yönetmek: Üniversitenin kamusal sorumluluk ilkeleri çerçevesinde ulusal ve uluslararası paydaşlarla stratejik iş birliği ve ortaklık geliştirmek.
4. Medya ve İletişim Yönetimi: Üniversiteyi temsil eden tüm dijital ve geleneksel medya çalışmalarını, etkinlik yönetimini ve halkla ilişkiler faaliyetlerini organize ederek kurumsal iletişimi sağlamak.
5. Sürekli Gelişim ve Kalite Yönetimi: Üniversitenin kalite yönetim standartlarına uyumlu iletişim stratejileri geliştirerek süreçlerin sürekli iyileştirilmesine katkıda bulunmak.

Birimlerin Alt Amaçları

Koordinatörlük bünyesindeki dört ana birimin kendi alt amaçları şu şekilde özetlenmiştir:

1. Basın, Yayın ve Halkla İlişkiler Birimi

• Medya İlişkileri ve Tanıtım: Üniversitenin faaliyetlerinin yerel, ulusal ve uluslararası basında aktif şekilde yer almasını sağlamak, medya ile etkili bir iletişim kurmak.
• İç İletişim ve Arşivleme: Üniversiteye dair her türlü medya çıktısını izleyip arşivlemek, bu materyalleri ilgili birimlerle paylaşmak.
• Görsel Tasarım Desteği: Kurumun tanıtım ihtiyaçları doğrultusunda broşür, afiş, davetiye gibi görsel materyaller hazırlamak.

2. Sosyal ve Dijital Medya Birimi

• Sosyal Medya Yönetimi: Üniversitenin sosyal medya hesaplarını aktif, güncel ve üniversitenin imajını güçlendirecek biçimde yönetmek.
• İçerik ve Analiz: Üniversitenin web sayfası, sosyal medya kanalları gibi dijital platformlardaki içerikleri takip etmek ve düzenli olarak analizlerini gerçekleştirmek.
• Yabancı Dil Desteği: Web sitesindeki bilgilerin yabancı dillere çevrilmesi süreci için danışmanlık ve Uluslararası İlişkiler Ofisi ile iletişim süreçlerini koordine etmek, böylece uluslararası erişimi artırmak.

3. Ulusal ve Uluslararası Kuruluşlarla İlişkiler Birimi

• Bağlantı Kurma ve Takip: Üniversitenin ulusal ve uluslararası kurumlarla etkin bir bilgi ve evrak alışverişi sağlayarak iş birliklerini geliştirmek.
• Etkinlik Yönetimi: Üniversitenin ulusal ve uluslararası fuar, sempozyum gibi etkinliklere katılımını organize etmek.
• Danışmanlık ve Yönlendirme: Üniversitenin paydaş ilişkilerinde yasal ve etik rehberlik sağlamak, koordinasyonu desteklemek.

4. Etkinlik Birimi

• Etkinlik Planlama ve Yönetim: Üniversite çatısı altında gerçekleşen her türlü sosyal, bilimsel ve kültürel etkinlikleri değerlendirmek, etkinlik düzenleyicilere danışmanlık hizmeti vermek ve etkinliklerin üniversite politikaları ile uyumlu olmasını sağlamak.
• Destek ve İletişim: Etkinlikler için gerekli olan basılı ve dijital tanıtım materyallerini oluşturulması ve davet sürecini kontrol etmek ve olası riskleri yönetmek.
• İzleme ve Değerlendirme: Etkinliklerin kurumsal hedeflere katkısını izlemek, sonuçları değerlendirerek sürekli iyileştirme sağlamak.

KURUMSAL İLETİŞİM KOORDİNATÖRLÜĞÜ İŞ VE GÖREVLERİ

1. Basın, Yayın ve Halkla İlişkiler Birimi

İş Süreçleri:

• Medya Takibi ve Raporlama: Yerel, ulusal ve uluslararası medya kanallarını takip ederek üniversiteyle ilgili haberlerin arşivlenmesi ve düzenli raporlanması.
• İletişim ve İmaj Yönetimi: Basın kuruluşlarıyla sürekli iletişim halinde olarak üniversitenin imajını güçlendiren içerikler hazırlamak ve yaymak.
• Etkinlik Haberleştirme: Üniversite içinde veya dışında gerçekleştirilen etkinliklerin haber olarak hazırlanması ve medyaya servis edilmesi.
• Görsel ve Dijital Materyal Hazırlama: Üniversitenin tanıtımında kullanılacak afiş, broşür, davetiye gibi materyallerin tasarlanması ve basılması.

Görevler:

1. Medya İlişkilerinin Yönetimi: Üniversite haberlerinin basında görünürlüğünü artırmak için medya kuruluşlarıyla iletişim kurar ve etkin bir tanıtım sağlar.
2. İç İletişim ve Duyurular: Üniversitenin tüm birimlerine, duyurular ve etkinlik bilgilerini iletir; e-posta yoluyla gelen bilgi taleplerini yanıtlar.
3. Etkinlik Materyalleri Hazırlığı: Etkinliklerde kullanılmak üzere fotoğraf, video gibi medya içeriklerini oluşturur, düzenler ve arşivler.
4. Ödül ve Başarı İletişimi: Üniversite personelinin başarılarını, ödüllerini ve projelerini duyurmak için içerik hazırlar ve yayınlar.
5. Halkla İlişkiler Yönetimi: Üniversitenin toplumla kurduğu ilişkileri yönetir, gerektiğinde tanıtım fuarlarına katılarak imaj çalışmalarını yürütür.

2. Sosyal ve Dijital Medya Birimi

İş Süreçleri:

• Sosyal Medya Yönetimi ve İçerik Üretimi: Üniversitenin sosyal medya hesaplarının güncel ve aktif tutulması, içeriklerin hazırlanması ve paylaşımı.
• Dijital Medya Takibi ve Raporlama: Üniversite hakkında yapılan dijital medya paylaşımlarını izleme, analiz etme ve gerekli düzeltici işlemleri yapma.
• Web Sitesi Yönetimi ve Güncelleme: Üniversitenin internet sitesinin güncelliğinin sağlanması, birim eş güdüm temsilcileri aracılığıyla içeriklerin düzenli takip edilmesi ve Uluslararası İlişkiler Ofisi koordinasyonunda yabancı dillere çevriminin denetlenmesi.
• Eğitim ve Danışmanlık: Üniversite birimlerine sosyal medya hesaplarının yönetimi ve kurumsal imaj oluşturma konularında danışmanlık sağlama.

Görevler:

1. Kurumsal Sosyal Medya Hesaplarının Yönetimi: Üniversitenin sosyal medya hesaplarında içerik üretir, paylaşımları düzenler ve düzenli olarak analiz eder.
2. Dijital Görünürlük ve İtibar Yönetimi: Üniversite ile ilgili dijital platformlarda çıkan olumsuz içeriklere müdahale eder ve üniversitenin itibarını koruma çalışmalarını yürütür.
3. Web Sitesi İçerik Yönetimi: Üniversiteye ait bilgilerin güncelliğini denetler, etkinlik ve duyuruları web ana sayfasına ekler.
4. Kurumsal Kimlik ve Eğitim Desteği: Sosyal medya platformları için kurumsal kimlik rehberine uygun eğitim programları düzenler ve danışmanlık verir.
5. Yabancı Dillerde İçerik Çevirisi: Üniversitenin web sitesi içeriklerini yabancı dillere çevirmek için gerekli birimler arası koordinasyonu sağlar.

3. Ulusal ve Uluslararası Kuruluşlarla İlişkiler Birimi

İş Süreçleri:

• İş Birliği Geliştirme: Üniversitenin ulusal ve uluslararası kuruluşlarla stratejik iş birlikleri kurması için ön görüşmeleri düzenler, protokolleri hazırlar.
• Etkinlik Katılım ve Takibi: Ulusal ve uluslararası fuar, sempozyum gibi etkinliklerin organizasyonunu yapar ve gerekli belgeleri sağlar.
• Anlaşma Yönetimi: Üniversitenin ulusal ve uluslararası düzeyde imzaladığı anlaşmaların takibini yapar ve bunları arşivler.
• Danışmanlık ve Rehberlik: Üniversite birimlerine dış paydaş ilişkilerinde yasal ve etik konularda destek sağlar, sürecin üniversitenin kurumsal değerleriyle uyumlu olmasını denetler.

Görevler:

1. Stratejik Ortaklıklar Geliştirme: Ulusal ve uluslararası paydaşlarla stratejik iş birlikleri kurar, protokolleri hazırlar ve bu ilişkileri yönetir.
2. Dış Etkinliklerin Takibi: Üniversitenin katılacağı ulusal ve uluslararası etkinliklerin takibini yapar ve gerekli hazırlıkları koordine eder.
3. Anlaşma ve Arşiv Yönetimi: Üniversite birimlerinin imzaladığı anlaşmaları takip eder ve bu anlaşmaların arşivlenmesini sağlar.
4. Etik ve Yasal Rehberlik: Üniversitenin iş birliği içinde olduğu kuruluşlarla ilişkilerinde yasal çerçeveye uyulması için danışmanlık sağlar.
5. Paydaşlar Arasında Koordinasyon Sağlama: Üniversitenin iç birimleri ve dış paydaşları arasındaki bilgi ve evrak akışını yönetir.

4. Etkinlik Birimi

İş Süreçleri:

• Etkinlik Organizasyonu ve Yönetimi: Üniversite bünyesinde yapılacak etkinliklerin tasarlanması, planlanması ve yürütülmesi sürecinde danışmanlık rolü üstlenir.
• Sponsorluk ve Destek Sağlama: Etkinlikler için sponsor bulunması ve sponsorluk anlaşmalarının yapılması.
• Etkinlik Alanı ve Materyal Hazırlığı: Etkinlik için gerekli olan fiziksel alanın hazırlanması, teknik destek ve tanıtım materyallerinin oluşturulması.
• İzleme ve Raporlama: Etkinliklerin performansını değerlendirme ve etkinlik sonrası raporlar hazırlama.

Görevler:

1. Etkinlik Planlama ve Uygulama: Üniversitenin sosyal, kültürel, bilimsel ve sportif etkinliklerinin organizasyonunda uzman danışmanlık desteği sağlar, gerekli hazırlıkları yapar.
2. Sponsor ve İş Birliği Yönetimi: Etkinlikler için sponsorluk ve iş birliği anlaşmaları yapar, gerekli durumlarda üniversitenin sponsorları ile iş birliği yapar.
3. Teknik Destek ve Alan Yönetimi: Etkinliklerin düzenleneceği alanların hazırlanması, teknik altyapının sağlanması gibi lojistik desteği aşamalarında danışmanlık yapar.
4. Tanıtım ve Medya İletişimi: Etkinlik duyurularını medya ve sosyal medya kanallarında yayar, etkinlik öncesi ve sonrasında medya ile iletişimi danışmanlığı sağlar.
5. Etkinlik Sonuçlarının Değerlendirilmesi: Etkinlik sonrası değerlendirme yaparak ilgili raporları hazırlar, birimlerin performansını analiz eder.