Amacımız;

Bayburt Üniversitesi Uygulamalı Bilimler Yüksekokulu Bakanlar Kurulunca 16/02/2016 tarih ve 2016/8555 sayılı kararname ile kurulmuştur. Yüksekokulumuzda “Yönetim Bilişim Sistemleri” ve “Organik Tarım İşletmeciliği” bölümlerinin açılması 13.07.2016 tarihinde uygun görülmüş ve bu bölümlere 2017-2018 eğitim ve öğretim yılı itibariyle öğrenci alımı yapılmış olup hizmet vermeye başlamıştır. Bakanlar Kurulunun 04/06/2018 tarihli ve 2018/11959 sayılı kararnamesi ile Uygulamalı Bilimler Yüksekokulu kapatılarak; Uygulamalı Bilimler Fakültesi kurulmuştur. Fakültemiz ayrıca “Sosyal Hizmet”, “Dijital Oyun Tasarımı”, “Gümrük İşletme” ve “Acil Yardım ve Afet Yönetimi” bölümlerini de bünyesinde barındırmaktadır.

Fakültemiz programlarında verilen eğitimin başlıca amacı; evrensel nitelikteki değerlerle birlikte ülkemizin temel değerlerine sahip olan, araştırmacı, girişimci, katılımcı, paylaşımcı, bilgi ve teknolojiyi üreten, ürettiği bilgi ve teknolojiyi yaşama uygulayabilen, mesleki açıdan donanımlı, alanında yetkin bireyler yetiştirmektir.

Yapılan İş ve Görevlerimiz:

• Bayburt Üniversitesi Uygulamalı Bilimler Yüksekokulu Milli Eğitim Bakanlığının teklifi üzerine, 28/03/1983 tarihli ve 2809 sayılı Kanunun ek 30’uncu maddesine göre, Bakanlar Kurulunca 16/02/2016 tarih ve 2016/8555 sayılı kararname ile kurulmuştur. Bakanlar Kurulunun 04/06/2018 tarihli ve 2018/11959 sayılı kararnamesi ile Uygulamalı Bilimler Yüksekokulu kapatılarak; Uygulamalı Bilimler Fakültesi kurulmuştur. Fakültemizde aktif olan bölümler; Yönetim Bilişim Sistemleri, Organik Tarım İşletmeciliği, Gümrük İşletme ile Acil Yardım ve Afet Yönetimi bölümleridir. Ayrıca fakültemiz bünyesinde 06.03.2023 tarihi itibariyle Danışma Kurulu oluşturulmuştur. Fakültemiz yasada belirtilen görev ve yetki alanı çerçevesinde hizmet vermekle birlikte çalışmalarını yerine getirirken Genel Sekreterlik makamı doğrultusunda Rektörlüğe karşı sorumluluklarını yerine getirmektedir.

Uygulamalı Bilimler Fakültesi Dekanlığının görev yetki ve sorumlulukları aşağıda belirtilmektedir;

• Eğitim ve öğretim faaliyetlerinde etkinlik ve verimliliğin gerçekleştirilmesi için planlama, örgütleme, yöneltme, eşgüdüm ve denetleme işlevlerinin yapılması,
• Fakülte öğrencileri ve akademik-idari personelleri ile ilgili disiplin, idari ve akademik işlemleri yerine getirmek,
• Eğitim-öğretim, bilimsel araştırma ve yayın faaliyetlerinin düzenli bir şekilde yürütülmesi için gerekli fiziki ve beşeri koşulları sağlamak,
• Fakülte için gerekli akademik ve idari kadro ihtiyaçlarını belirleyip, yetkili makamlara bildirmektir.

1. BİRİMLER

a) Fakülte Kurulu

b) Fakülte Yönetim Kurulu

c)Acil Yardım ve Afet Yönetimi Bölümü

d)Gümrük İşletme Bölümü

e) Organik Tarım İşletmeciliği Bölümü

f) Yönetim Bilişim Sistemleri Bölümü

g) Fakülte Sekreterliği

h) Personel, Yazı ve Özlük İşleri Birimi:

ı) Mali İşler, Mutemet ve Taşınır Kayıt Yetkilisi

i) Öğrenci İşleri

j) Bölüm Sekreterliği

k) Fakülte Danışma Kurulu

Uygulamalı Bilimler Fakültesi bu görevlerini kendisine bağlı aşağıda belirtilen birimler aracılığıyla yerine getirilmektedir;
 

a)   Fakülte Kurulu

Fakülte kurulu, dekanın başkanlığında fakülteye bağlı bölümlerin başkanları ile varsa fakülteye bağlı enstitü ve yüksekokul müdürlerinden ve üç yıl için fakültedeki profesörlerin kendi aralarından seçecekleri üç, doçentlerin kendi aralarından seçecekleri iki, doktor öğretim üyelerinin kendi aralarından seçecekleri bir öğretim üyesinden oluşur.

• Fakülte kurulu olağan toplantılarını her yarıyıl başında ve sonunda yapar.
• Dekan, gerekli gördüğü hallerde fakülte kurulunu toplantıya çağırır.
• Fakülte kurulu akademik bir organ olup aşağıdaki görevleri yapar:

1. Fakültenin, eğitim - öğretim, bilimsel araştırma ve yayım faaliyetleri ve bu faaliyetlerle ilgili esasların, plan, program ve eğitim - öğretim takviminin kararlaştırılması,

2. Fakülte yönetim kuruluna üye seçilmesi,

3. Kanun ve yönetmeliklerle verilen diğer görevlerin yapılmasıdır.

 

b) Fakülte Yönetim Kurulu

Fakülte yönetim kurulu, dekanın başkanlığında fakülte kurulunun üç yıl için seçeceği üç profesör, iki doçent ve bir yardımcı doçentten oluşur. Fakülte yönetim kurulu dekanın çağrısı üzerine toplanır. Yönetim kurulu gerekli gördüğü hallerde geçici çalışma grupları, eğitim-öğretim koordinatörlükleri kurabilir ve bunların görevlerini düzenler.

Fakülte yönetim kurulu, idari faaliyetlerde dekana yardımcı bir organ olup aşağıdaki görevleri yapar:

1. Fakülte kurulunun kararları ile tespit ettiği esasların uygulanmasında dekana yardım etmek,

2. Fakültenin eğitim-öğretim, plan ve programları ile akademik takvimin uygulanmasını sağlamak, 3. Fakültenin yatırım, program ve bütçe tasarısını hazırlamak,

4. Dekanın, fakülte yönetimi ile ilgili olarak getireceği bütün işlerde karar almak,

5. Öğrencilerin kabulü, ders intibakları ve çıkarılmaları ile eğitim-öğretim ve sınavlara ait işlemleri hakkında karar vermek,

6. Kanun ve yönetmeliklerle verilen diğer görevleri yapmaktır.
 

c)Acil Yardım ve Afet Yönetimi Bölümü

Acil Yardım ve Afet Yönetimi Programı; sağlık, sivil savunma, ilk yardım, beden eğitimi, haberleşme teknolojileri, mühendislik ve biyoloji ile iç içe olan bir alandır. Bu programın disiplinler arası çalışmaya uygun olduğunu göstermektedir. Ülkemizde ve dünyada son yıllarda çeşitli nedenlerle gerçekleşen doğal olaylar afet boyutuna ulaşmakta buda büyük zararlara yol açmaktadır. Bu yüzden ilk müdahalenin ve afet meydana gelmeden önce afetten sonraki yönetimi çok önemli hale gelmiştir. Bu programda bu konuda ki dünyada gelişen teknolojileri, sistemleri ve yönetim anlayışının gelişmesine ve ülkemizde yaygınlaşmasına katkı sağlayacaktır. Bu bölümün amacı, afet öncesi eğitim, bilinçlendirme, proje geliştirme gibi önlemleri, afet olması durumunda da koordinasyon başta olmak üzere her türlü kayıp azaltıcı faaliyeti yapmaya ve yönetmeye mesleği ile ilgili bilgi ve beceri ile donanıma sahip, yenilikçi, araştırmacı ve girişimci uzmanlar yetiştirmektir.
 

d)Gümrük İşletme Bölümü

Burada bireyler Uluslararası ticaret ve gümrük alanında gerekli bilgi ve becerilerle donatılarak, bahsi geçen konuda nitelikli hale getirilmektedir. Öğrencilere bölümde genel olarak; gümrük mevzuat ve uygulamaları, uluslararası ticaret, işletme, lojistik, ekonomi, hukuk, istatistik, finans, ödeme sistemleri ve muhasebe alanlarında eğitimler verilmektedir. Bölümün amacı;  gümrük mevzuatı konularında çalışabilecek bireyler yetiştirmektir. Gümrük işletme programını bitirenlere “Gümrük İşletme Meslek Elemanı” unvanı verilir. Gümrük müşavirliği sınavlarını kazananlar “Gümrük Müşaviri” unvanı alırlar.

e) Yönetim Bilişim Sistemleri Bölümü

Yönetim Bilişim Sistemleri (YBS); işletme ve bilişim konularını bünyesinde barındıran disiplinler arası bir alandır. Bilişim sistemlerindeki yenilikler hızla gelişmekte ve içinde bulunduğumuz dijital çağda işletmelerin faaliyetlerinde başarılı olmaları, bilişim sistemleri ve bilişim teknolojilerinin etkili ve verimli kullanımına bağlıdır. Yapay zekâ ve makine öğrenimi teknolojilerindeki hızlı gelişmelerle birlikte karar destek sistemlerinin de hızla değiştiği görülmektedir. Bu değişime ayak uydurmak isteyen iş dünyası, bilişim ve teknoloji altyapısına hâkim, sistem analizi yetisine sahip personellere ihtiyaç duymaktadır. Bölüm bu konuda,  alanında uzmanlaşmış yöneticiler yetiştirmeyi amaçlamaktadır. 

f) Organik Tarım İşletmeciliği Bölümü

Organik Tarım İşletmeciliği Programı; öğrencilerine lisans eğitimi ve derecesi veren dört (4) yıllık bir eğitim programıdır. Öğrenciler sadece organik tarım ve destek uygulamaları üzerine değil aynı zamanda işletmecilik ile ilgili üretim, pazarlama, muhasebe, finansman, yönetim ve organizasyon ve stratejik yönetim ile ilgili dersler almaktadır. Programımız, öğrencilere yenilikçi, girişimci ve bilimsel bir bakış açısı kazandırmayı amaçlamaktadır. Böylece; dünyada ve ülkemizde hızla gelişmekte olan organik tarım sektörünün uzman ihtiyacını karşılamak için bilgi ve beceriye sahip nitelikli elemanlar yetiştirmektir.

g)  Fakülte Sekreterliği: 

2547 Sayılı Yükseköğretim Kanununun 51. Maddesi gereğince Bayburt Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; fakültenin vizyonu, misyonu doğrultusunda eğitim ve öğretimi gerçekleştirmek için gerekli tüm faaliyetlerinin etkenlik ve verimlilik ilkelerine uygun olarak yürütülmesi amacıyla idari ve akademik işleri Dekana karşı sorumluluk içinde organizasyonunu yapar.

Fakülte Sekreterinin görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır:

• 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu'nun 51/ b, 51/c maddeleri gereği işlerin yapılması ve Fakültenin üniversite içi ve dışı tüm idari işlerini yürütmek.
• Fakülte idari teşkilatında görevlendirilecek personel hakkında Dekana öneride bulunmak.
• Dekanın uygun görmesi halinde, 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 33. maddesi uyarınca gerçekleştirme görevlisi görevini yürütmek.
• Fakülte Kurulu ve Yönetim Kuruluna oy hakkı olmaksızın raportörlük görevini yapmak.
• Akademik Genel Kurul, Fakülte Kurulu, Yönetim Kurulu ve Disiplin Kurulu gündemini hazırlatmak ve üyelere dağıtılmasını sağlamak.
• Fakülte Kurulu, Yönetim Kurulu ve Disiplin Kurulu kararlarının Rektörlük Makamına ve diğer ilgili makamlara iletilmesini ve arşivlenmesini sağlamak.
• Kurum içi ve kurum dışından gelen evrakın havalesini yaparak kaydedilmesini, birim içi yönlendirilmesini sağlamak.
• Fakülte bünyesinde birim arşivi oluşturup sorumlusunu belirlemek, arşiv düzeninin sağlamak ve geçmiş döneme ait her türlü evrakın arşiv yönetmelikleri doğrultusunda arşivlenmesini sağlamak.
• Fakültenin protokol, basın ve halkla ilişkiler ile ilgili iş ve işlemlerini düzenlemek.
• Fakülte için gerekli olan her türlü mal ve malzeme alımlarında yapılması gereken işlemlerin taşınır kayıt kontrol yetkilisi tarafından yapılmasını sağlar.
• Fakültede özlük hakları, akademik ve idari personel alımı, süre uzatma, idari soruşturma gibi personel işlerinin koordinasyonunu ve yürütülmesini sağlamak.
• İdari personelin izinlerini fakültedeki iş akış süreçlerini aksatmayacak biçimde düzenlemek.
• İdari personelin performans raporlarını, disiplin işlerini mevzuata uygun olarak düzenlemek.
• Fakülte yerleşkesinde gerekli güvenlik tedbirlerinin alınmasını sağlamak.
• Fakülte iç kontrol uyum eylem planının hazırlanmasını, denetimini ve ilgili birimlere sunulmasını sağlamak.
• Akademik Genel Kurul sunularının hazırlanmasını sağlamak.
• Tasarruf ilkelerine uygun hareket edilmesini sağlamak.
• Fakülte WEB sayfasının düzenlenmesini sağlamak ve sürekli takibini yapmak.
• Fakülte tarafından düzenlenecek resmi açılış, tören ve öğrenci etkinliklerini organize etmek.
• İdari personel ile periyodik toplantılar yapmak, uyumlu ve verimli çalışmaları için gerekli tedbirleri almak, personel arasında adil işbölümü yapılmasını sağlamak, kılık kıyafetleri ile görevlerini yerine getirip getirmediklerini denetlemek, fakülte personelinin mesai saatlerine uymasını sağlamak, gerekli durumlarda idari personelin görev alanlarını ve birimlerini düzenlemek.
• Fakültedeki akademik ve idari personelin kişisel dosyalarının tutulmasını sağlamak, takip etmek ve istenildiğinde üst makamlara gerekli bilgileri sunmak.
• Fakülte öğrenci işlerinin düzenli bir biçimde yürütülmesini sağlamak.
• Kurum içi veya kurum dışından gelen talep ve yazıların değerlendirilerek zamanında cevaplanmasını ve/veya gerekli duyurunun yapılmasını, dosyalanmasını ve   arşivlenmesini sağlamak.
• Fakültenin ihtiyacı olan birim ve bölüm başkanlıklarınca bildirilen demirbaş, temizlik, kırtasiye, ders araçları gibi tüketim malzemeleri ile akademik personelin taleplerinin bütçe imkânları dâhilinde teminini sağlamak, bakım ve onarımlarını yaptırmak.
• Satın alma ve ihalelerle ilgili çalışmaların yapılmasını sağlamak, denetimi yapmak ve sonuçlandırmak.
• Fakülteye alınacak akademik personelin sınav işlemlerinin takibi ve sonuçlarının Rektörlüğe iletilmesini sağlamak ve akademik personelin görev süresi uzatılması için gerekli uyarıları yaparak zamanında yerine getirilmesini sağlamak.
• Fakülte bütçe taslağının hazırlanmasını sağlamak.
• Çevre, temizlik, bakım ve onarım hizmetlerinin düzenli yürütülmesini sağlamak ve denetlemek.
• Akademik ve idari personelin maaş ve yollukları ile ders ücretlerinin hazırlanmasını ve tahakkuk bettirilmesini sağlamak, taşınır mal kayıt kontrol, satın alma, bütçe ve ödenek durumlarının denetim ve takibini yapmak.
• Fakülteye ait depoların düzenli tutulmasını sağlamak.
• Teknik/teknolojik ve fiziki altyapının planlanması, verimli kullanımı ve iyileştirilmesini sağlamak.
• Fakültede açılacak kitap sergileri, stantlar ile asılmak istenen afiş ve benzeri talepleri incelemek, denetlemek.
• Öğrencilere gerekli sosyal hizmetlerin sağlanmasına yardım etmek.
• Baskı, fotokopi ve bilgi işlem hizmetlerinin düzenli çalışmasını sağlamak.
• Öğrenciler tarafından talep edilmesi halinde öğrenim belgesi düzenlemek.
• Gerekli evrakın onay ve tasdikini yapmak.
• Göreviyle ilgili evrak, eşya araç ve gereçleri korumak ve saklamak.
• Fakültede çalışan idari, teknik ve yardımcı hizmetler personeli arasında işbölümünü sağlamak, gerekli denetim-gözetimi yapmak.
• Bilgi edinme yasası çerçevesinde, basit bilgi istemi niteliğini taşıyan yazılara cevap vermek.
• Çalışma ortamında iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili hususların uygulanması konusunda gerekli uyarıları yapmak, mevcut elektrikli aletlerde gerekli kontrollerin yapılmasını koordine etmek, kapı-pencerelerin mesai saatleri dışında kapalı tutulması konusunda uyarılarda bulunmak.
• Bağlı olduğu süreç ile üst yöneticileri tarafından verilen diğer iş ve işlemleri yapmak. Fakülte Sekreteri; bütün faaliyetlerin gözetim ve denetiminin yapılmasında, takip ve kontrol edilmesinde ve sonuçlarının alınmasında Dekana karşı birinci derecede sorumludur.

h) Personel, Yazı ve Özlük İşleri Birimi:

• Bayburt Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; fakültenin gerekli tüm faaliyetlerinin etkenlik ve verimlilik ilkelerine uygun olarak yürütülmesi amacıyla Fakülte içi ve Fakülte dışı yazışmaları yapar ve arşivler için gerekli işlemlerini yapar.
• Gelen evrakların teslim alınması,
• EBYS üzerinden birime gönderilen fiziki eklerin gelip gelmediğini birim EBYS kullanıcılarıyla istişare halinde takip etmek, gelmemesi durumunda ilgili birimlerle iletişim kurmak,
• Birimin EBYS üzerinden giden fiziki evraklarını birim EBYS kullanıcıları ile koordineli olarak ilgili birime göndermek, eksiği varsa ilgili birimlere iletmek,
• Fakülte akademik ve idari personelin her türlü posta evraklarının teslim alınıp dağıtım işlerini yapmak,
• Fakülteye gelen duyurulardan dekanlığın uygun gördüklerini ilan panolarına asmak, günlük devam çizelgesinin hazırlanarak imzaya sunulmasını sağlamak, İzinli, raporlu vb. durumları devam çizelgesine işlemek,
• Akademik ve idari personelin izin işlemlerini, izin gün sayılarını takip etmek, izin formlarını Personel Daire Başkanlığına göndermek, izin dönüşlerini resmi yazı ile Personel Dairesi Başkanlığına bildirmek,
• Akademik ve idari personelin almış oldukları sağlık raporlarının süresinin bitiminde göreve başlamalarını kaydetme, raporları izin formuna dönüştürerek gerekli kesintilerin yapılması için Personel Dairesi Başkanlığına göndermek,
• Daimi İşçilerin yıllık izin, sağlık izin formlarını ve izin dönüşlerini Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığına resmi yazıyla göndermek,
• İç ve dış yazışmaları yapmak ve arşivlemek, yazışmalara tarih ve sayı numaraları vermek, Akademik ve idari personel ile ilgili yazışma işlemlerini yapmak,
• Fakülte Kalite ve Yönetim Sistemi Birimi için gerekli olan akademik ve idari personel ile ilgili yazışmaları yapmak,
• Fakülte ile ilgili duyuruların yapılmasını sağlamak,
• Fakültede oluşturulan komisyonların yazışmalarını yapmak,
• Kültürel faaliyet yazışma tarihlerinin birimlere bildirilip, afişlerinin gerekli yerlere asılması işlemlerini yürütmek,
• Fakülte akademik ve idari personelinin her türlü posta evraklarının teslim alınıp dağıtım işlerini yapmak, Fakültede oluşturulan komisyonların görev tanımlarını ve listesini arşivlemek,
• Birimlerde öğretim elemanları tarafından gerçekleştirilen bilimsel ve sanatsal etkinliklerin, varsa kazanılan ödüllerin listesini tutmak,
• Fakülte Kalite ve Yönetim Sistemi Birimi için gerekli olan akademik ve idari personel ile ilgili bilgilerin teminini sağlamak, kalite güvencesi çerçevesinde akademik ve idari personelle ilgili olarak yapılacak olan anketlerin uygulanmasını ve sonuçlandırılmasını sağlamak,
• İlgili Kanun ve Yönetmelikler ile Üst Yönetici tarafından verilen diğer görevleri yapmaktır.
• Yukarıda belirtilen görevlerin yerine getirilmesinde Fakülte Sekreterine karşı sorumludur.

ı) Mali İşler, Mutemet ve Taşınır Kayıt Yetkilisi

• Fakültenin mali işler servisini ilgilendiren tüm konularda gerekli tüm faaliyetlerin etkinlik ve verimlilik ilkelerine uygun olarak yürütülmesi amacıyla çalışmaları yapmak.
• Tüm personelin aylık maaş ve özlük işlerini hazırlamak ve takibini yapar.
• Akademik personelin ek ders sınav ücretlerinin hesaplamasını yapar.
• Akademik ve idari personelin İkinci Öğretim mesaisinin hesaplanmasını yapar.
• Fakültenin mali işler servisini ilgilendiren tüm konularda gelen ve giden evrakların takibini yapar.
• Yazışmaları hazırlar, sonuçlanıncaya kadar takibini yapar, dosyalanmasını ve arşivlenmesini sağlar.
• Emekli kesenek bildirimlerini her ay düzenli olarak yapar.
• İşe başlama ve işten ayrılan Akademik ve İdari personellerin Sosyal Güvenlik Kurumu tescil işlerini yürütür.
• Fakültede staj yapan öğrencilerin, işe başlama ve işten ayrılış belgelerini tanzim etme, bordro ve tahakkuk fişlerini düzenleyerek Sağlık Kültür ve Spor Daire başkanlığına bildirir.
• Fakültede çalışan kısmi zamanlı öğrencilere ait çalışma çizelgelerini her ay düzenli olarak tanzim ederek Sağlık Kültür ve Spor Daire başkanlığına bildirir.
• Tüm personelin belgelerini kontrol ettikten sonra geçici veya sürekli görev yolluğu harcırahlarını yapar ve Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına gönderir.
• Fakülte kadrosuna atanan ve ayrılan personelin SGK giriş ve çıkış işlemlerini gününde yapmak, görevden ayrılan, göreve başlayan, izinli, raporlu ya da geçici görevli personelin iş ve işlemlerini takip etmek,
• Harcama ve tahakkukla ilgili dosyaları tutmak, yedeklemek, usulüne uygun olarak arşivlemek,
• Fakültede kullanılan telefon, fax, kargo vb. faturaların ödemelerinin gerçekleştirilmesini sağlamak,
• Ek ödenek ve ödenek aktarım işlerini yapmak, yeteri kadar ödenek olup olmadığını kontrol etmek.
• Giderlerin kanun tüzük ve yönetmeliklere uygun olmasını sağlamak,
• Dekanlığa ya da kişilere ait her türlü bilgi ve belgeyi korumak, ilgisiz kişilerin eline geçmesini önlemek,
• Dekanın veya Fakülte Sekreterinin onayı olmadan kişilere bilgi ve belge vermemek, ödemelere esas teşkil edecek bilgi ve belgenin istenmesine rağmen zamanında teslim etmeyen kişileri veya kişilere yapılacak ödemelerin gecikmesine yol açabilecek her türlü bilgiyi zamanında amirlerine bildirmek,
• Bütçe tasarısını Taşır Kayıt Kontrol Yetkilisi ile eşgüdümlü olarak hazırlar,
• EBYS sisteminde birimiyle ilgili yazışmaları takip eder, sonuçlandırır,
• Üst yöneticileri tarafından verilen diğer iş ve işlemleri yapmak yapılan iş ve işlemlerde üst yöneticileri bilgilendirmek ve yapılmayanlar hakkında gerekçeleriyle birlikte açıklamaktır.
• Yukarıda belirtilen görevlerin yerine getirilmesinde Fakülte Sekreterine karşı sorumludur.

i) Öğrenci İşleri

• Öğrenci işleri ile ilgili gelen evrakları dekanlıktan teslim alır, sonuçlanana kadar takibini yapar.
• Öğrenci işleri ile ilgili tüm yazışmaları hazırlar, fakülte sekreterinin parafına sunar, evrakların dağıtımı, dosyalanması ve arşivlemesini yapar.
• Lisans eğitim-öğretim ve sınav yönetmeliği ile yönetmelik değişiklerini takip eder, duyurularını yapar.
• Öğrencilerin tecil, not döküm belgesini, kayıt dondurma işlemlerini, burs başarı belgelerini, geçici mezuniyet belgelerini, diplomalarını, öğrenci disiplin soruşturmaları sonucunu vb. dokümanları hazırlar.
• Yeni kayıt veya yatay geçiş ile gelen öğrencilerin daha önceki öğrenimlerinde görmüş oldukları dersler ile ilgili muafiyet işlemleri ve Üniversite tarafından yapılan muafiyet sınavı sonucu başarılı olan öğrencilerin muafiyet işlemlerinin yapılması ve sonuçlanıncaya kadar takibinin yapılması.
• Öğrencilerin her türlü geçiş işlemleri ile ders muafiyet istekleri için gerekli belgeleri hazırlar ve sonuçlanıncaya kadar takibini yapar.
• Öğrencilerin not döküm ve ilişik kesme belgelerini takip eder.
• Yaz okulu ile ilgili her türlü yazışmaları ve işlemleri yapar.
• Öğrenci katkı payları ile ilgili işlemleri yapar.
• Ders kayıt işlemleri ile ilgili gerekli hazırlıkları yapar ve sonuçlandırır.
• Fakültenin öğrenci ilan panolarında ilgili duyurularını yapar, süresi dolanları kaldırır.
• Öğrencilerle ilgili her türlü evrakların arşivlenmesini yapar.
• Her yarıyıl sonunda başarı oranlarını tanzim eder. Başarıları öğrencilere verilecek belgelerin takibini yapar.
• Mazereti nedeniyle sınavlara giremeyen öğrencilerin belgelerini alır,
• Yönetim Kurulu kararlarını ilgili bölümlere ve öğrencilere bildirir.
• Mezuniyet için gerekli sınavlar ile not yükseltme sınavları için gerekli çalışmaları yapar ve sonuçlandırır.
• Fakültede yapılan öğrenci konseyi ve temsilciliği ile ilgili işlemleri sonuçlanıncaya kadar takip eder, gerekli yazışma ve belgeleri hazırlar.
• Fakülteye alınacak öğrenci kontenjanları ile ilgili hazırlık çalışmalarını yapar.
• Yarıyıl sonu sınavlarından önce bölümlerden gelen devamsızlıktan kalan öğrenci listelerini ilan eder.
• Programlarda dereceye giren öğrencilerin tespitini yapar. Her yarıyıl içinde bölümlerin sınav programlarını ilan eder ve öğrencilere duyurur
• Yukarıda belirtilen görevlerin yerine getirilmesinde Fakülte Sekreterine karşı sorumludur.

j) Bölüm Sekreterliği

• Bağlı olduğu bölümlerde görevini ilgilendiren tüm konularda gerekli tüm faaliyetlerin etkenlik ve verimlilik ilkelerine uygun olarak yürütülmesi amacıyla çalışmaları yapmak.
• Bölüme gelen postaları dekanlıktan teslim alıp ilgili birimlere teslim eder.
• Kesinleşen haftalık ders programlarını dekanlığa bildirmek için üst yazısını hazırlar.
• Kesinleşen sınav programları ile haftalık ders programlarını öğrenci ilan panosunda duyurur,
• Bölümlerin öğrenci ilan panolarında ilgili duyurularını yapar, süresi dolanları kaldırır.
• Öğretim elemanları ile gözetmenlere sınav programlarını üst yazısını hazırlar.
• Fakülte-bölüm arası ve bölümler arası yazışmaları yapar ve ilgili yere teslim eder.
• Bölümden giden ve bölüme gelen yazıların evrak kayıtlarını “bölüm giden” ve “bölüm gelen” evrak defterine işler, yazıları dosyalar.
• Dekanlıktan gelen yazıların bölüm başkanlığınca gereğinin yapılmasını izler, gereken yazıların gününde Dekanlığa iletilmesini sağlar.
• Bölüm Toplantı duyurularını yapar.
• Bölüm Kurulu raporlarını yazarak imzalandıktan sonra ilgili yerlere iletir, bir örneğini dosyalar.
• Dekanlıktan gelen öğrenci ile ilgili “Fakülte Yönetim Kurulu” kararlarını ilgili öğretim elemanlarına duyurur.
• Bölüm öğretim elemanlarının görev sürelerinin uzatılması ile ilgili alınan bölüm yazılarını hazırlar ve Dekanlığa bildirir.
• Öğrenciler ile ilgili gelen yazıları anabilim dalı başkanlarına, danışmanlara ve dersin öğretim elemanlarına duyurur, görüş istenen yazılara görüş yazısını yazar.
• Gelen yazıların Bölüm Başkanına iletir. Gelen evrakların kayıt edilmesi ve sevk edilen birimlere yönlendirilmesi yapar. Bölümün yazı işlerinin yürütülmesi, Bölüme ait yazıları gerektiği kadar çoğaltmak ve ilgililere teslim eder.
• Bölüm Kurulu Kararlarının ve üst yazıların Bölüm Başkanı gözetiminde yazılması, Evrakların ilgili kişi veya birime zimmetle teslim etmek ve ilgili kişi veya birimden zimmetle teslim almak.
• Kanun ve yönetmeliklerde kendi sorumluluğunda belirtilen diğer faaliyetleri yerine getirmek, Bağlı olduğu üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işlerin ve işlemlerin yapılması,
• Yukarıda belirtilen görevlerin yerine getirilmesinde Fakülte Sekreterine karşı sorumludur.

2. BİRİM KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ EKİBİ

• Birimin amacı; Bayburt Üniversitesi Kalite Politikası ve Hedeflerine paralel olarak Uygulamalı Bilimler Fakültesi Kalite Yönetim Sisteminin tesis edilmesi, iyileştirilmesi, takip edilmesi ve sürekli kılınması amacıyla gerekli tüm faaliyetlerin gerçekleştirilmesidir. Bu çerçevede birimin görevleri;
• ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sisteminin ve YÖKAK Hizmet Akreditasyonu uygulanması ve geliştirilmesi,
• Kalite dokümanlarının hazırlanması,
• Kalite Yönetim Sistemi dokümanlarının dağıtımı, revizyonu ve takibi,
• Dış kaynaklı dokümanların takibi ve muhafazası,
• Birim ve ünitelerden gelen talep formlarının değerlendirilmesi,
• İç tetkiklerinin koordinasyonu, planlanması ve bu plan doğrultusunda tetkiklerin gerçekleştirilmesi,
• Uygun olmayan hizmetlerle ilgili düzeltici ve önleyici faaliyetlerin başlatılması, birimler arası koordinasyon, görüş alış-verişi ve uygunsuzlukların takibi,
• Eğitim faaliyetlerinin planlanması, organizasyonu ve gerçekleştirilmesidir.